KULIAH ONLNE FO
Rabu, 23 November 2011
CONTOH JOB DESCRIPTION RESEPSIONIS DI SEBUAH HOTEL
TUJUAN DARI POSISI
(Alasan utama untuk posisi resepsionis, dalam konteks apa dan hasil akhirnya secara keseluruhan)
(Alasan utama untuk posisi resepsionis, dalam konteks apa dan hasil akhirnya secara keseluruhan)
Resepsionis bertanggung jawab untuk memberikan dukungan kesekretariatan, administrasi untuk memastikan bahwa layanan disediakan secara efektif dan efisien.
LINGKUP
(Cara yang memberikan kontribusi untuk posisi dan dampak pada organisasi)
Resepsionis melapor kepada Direktur Eksekutif dan bertanggung jawab untuk menyediakan pelayanan kantor depan. Kegagalan dalam menyediakan layanan kantor depann secara efisien dan efektif akan menghasilkan gangguan dalam penyediaan layanan.
TANGGUNG JAWAB
(Tanggung jawab utama dan pencapaian target yang diharapkan pada posisi tersebut termasuk masalah-masalah khusus yang dihadapi dalam melaksanakan tanggung jawab).
Menyediakan layanan pendukung kantor dalam rangka untuk menjamin efisiensi dan efektivitas dalam kantor.
Kegiatan Utama
Kegiatan Utama
· Menerima, menangani dan menyampaikan pesan telepon dan pesan faks
· Langsung Bangsa Anggota Pertama dan masyarakat umum untuk staf yang sesuai anggota
· Mengambil dan mengantarkan surat pos
· Membuka dan mencap tanggal semua korespondensi umum
· Mengurus sistem pengarsipan umum dan semua arsip korespondensi
· Membantu dalam perencanaan dan persiapan pertemuan, konferensi dan
panggilan telepon
panggilan telepon
· Membuat persiapan untuk pertemuan Dewan dan komite
· Menjaga inventaris perlengkapan kantor yang memadai
· Menanggapi pertanyaan publik
· Menyediakan pengolah kata dan dukungan kesekretariatan
2. Melakukan tugas-tugas administrasi
Kegiatan Utama
· Mengembangkan dan memelihara sebuah sistem pengarsipan yang terbaru dan akurat
· Memonitor penggunaan persediaan dan peralatan
· Mengkoordinasikan perbaikan dan pemeliharaan peralatan kantor
3. Melakukan fungsi resepsionis
Kegiatan Utama
· Menjawab semua panggilan masuk dan menangani pertanyaan-pertanyaan penelpon kapanpun memungkinkan
· Mengarahkan kembali panggilan yang sesuai dan mengambil pesan yang memadai bila diperlukan
· Menyapa, membantu dan / atau siswa langsung, pengunjung dan masyarakat umum
4. Mendukung Direktur Eksekutif dan staf lainnya
Kegiatan Utama
· Membantu Direktur Eksekutif dan staf lainnya seperti yang diminta
· Memberikan pelayanan administrasi bagi Direktur Eksekutif
5. Melakukan tugas terkait lainnya yang diperlukan
PENGETAHUAN, KETERAMPILAN DAN KEMAMPUAN
(Pengetahuan, keterampilan dan sikap yang diperlukan untuk kinerja yang memuaskan)
(Pengetahuan, keterampilan dan sikap yang diperlukan untuk kinerja yang memuaskan)
Pengetahuan
Harus memiliki pengetahuan mahir dalam bidang berikut:
· kantor administrasi
· pemahaman yang relevan tentang undang-undang, kebijakan dan
prosedur
prosedur
· pemahaman budaya dan lingkungan politik
Keterampilan
Harus menunjukkan keterampilan berikut:
· membangun tim
· analitis dan pemecahan masalah
· keterampilan
· keterampilan pengambilan keputusan
· keterampilan komunikasi verbal dan mendengarkan
· keterampilan komputer termasuk kemampuan untuk spreadsheet dan program word pada sistem
· keterampilan manajemen
· keterampilan manajemen waktu
Atribut Pribadi
Harus menunjukkan atribut pribadi berikut ini:
· jujur dan dapat dipercaya
· menghormati
· memiliki kesadaran budaya dan sensitivitas
· fleksibel
· menunjukkan etika kerja yang sehat
Resepsionis biasanya akan mencapai pengetahuan yang diperlukan, keterampilan dan sikap melalui menyelesaikan prosedur kantor dikombinasikan dengan pengalaman terkait. Equivalencies akan dipertimbangkan.
KONDISI KERJA
(Kondisi kerja tidak dapat dihindari dengan kondisi eksternal di mana pekerjaan harus dilakukan dan yang menciptakan kesulitan bagi pejabat hotel termasuk frekuensi dan durasi terjadinya tuntutan fisik, kondisi lingkungan, tuntutan pada seorang resepsionis)
Tuntutan Fisik
(Sifat upaya fisik yang mengarah pada kelelahan fisik)
Resepsionis akan harus menghabiskan berjam-jam duduk dan menggunakan peralatan kantor dan komputer, yang dapat menyebabkan ketegangan otot. Resepsionis juga mungkin harus mengangkat pasokan dan bahan-bahan dari waktu ke waktu.
(Sifat upaya fisik yang mengarah pada kelelahan fisik)
Resepsionis akan harus menghabiskan berjam-jam duduk dan menggunakan peralatan kantor dan komputer, yang dapat menyebabkan ketegangan otot. Resepsionis juga mungkin harus mengangkat pasokan dan bahan-bahan dari waktu ke waktu.
Kondisi Lingkungan
(Sifat yang mempengaruhi kondisi lingkungan yang merugikan incumbent)
(Sifat yang mempengaruhi kondisi lingkungan yang merugikan incumbent)
Kantor mungkin merupakan fasilias kesibuan. Resepsionis mungkin harus mengelola sejumlah proyek disatu waktu, dan dapat sering terganggu untuk memenuhi kebutuhan dan permintaan dari anggota, penduduk, klien dan kontraktor. Resepsionis dapat menemukan lingkungan yang sibuk, berisik
dan akan memerlukan keterampilan yang sangat baik untuk mengelola organisasi dan waktu dalam menyelesaikan tugas yang diperlukan.
dan akan memerlukan keterampilan yang sangat baik untuk mengelola organisasi dan waktu dalam menyelesaikan tugas yang diperlukan.
Tuntutan sensorik
(Sifat tuntutan pada indera)
(Sifat tuntutan pada indera)
Tuntutan sensorik termasuk penggunaan komputer, yang dapat menyebabkan kelelahan mata dan sesekali sakit kepala. Kantor mungkin bising dan sibuk sehingga sulit bagi Resepsionis untuk berkonsentrasi.
Tuntutan mental
(Kondisi yang dapat menyebabkan kelelahan mental atau emosional)
(Kondisi yang dapat menyebabkan kelelahan mental atau emosional)
Resepsionis akan mengelola sejumlah permintaan dan situasi pada satu waktu. Stres mungkin disebabkan oleh kebutuhan untuk menyelesaikan tugas dalam tenggang waktu yang ketat.
Tugas dan tanggung jawab :
a. Disiplin, sopan santun, bertanggung jawab dan jujur
b. Membersihkan dan menata lingkungan tempat bekerja
c. Check log book (daily check)
d. Check room rack :
1) Menyusun dan menyiapkan today arrival list, departure list, VIP list. Dan
rooming list.
2) Melakukan pencocokan status kamar berdasarkan housekeeping report dan
room rack
e. Memperhatikan dan menjaga kebutuhan, pelayanan tamu-tamu long staying
guest
f. Menangani penjualan kamar
g.Wajib membantu tamu dalam pengisian registrasi form dan form A untuk
tamu asing. Registrasi form tidak boleh diisi selain oleh petugas receptionist
h.Mengisi dan menyampaikan guest card
i. Wajib meminta deposit, open credit card kepada tamu
j. Menerima permintaan room rate change dan diteruskan kepada front office
supervisor/manager
k. Menangani dasn mengatur perpindahan kamar dan barang-barang tamu
l. Membatu penanganan reservation
m. Membatasi, menangani keluhan tamu dasn meneruskan kepada front office
supervior/ manager masalah yang tidak dapat diatasi.
n. Menyerahkan kunci kepada bell boy apabila ada tamu yang kan check in
ataupun showing room.
o. Menyiapkan guest bill list, guest list
p. Mengisi room recapitulation, newspaper forms, room occupancy forms untuk
morning shift.
q. Menerima permintaan morning call, wake up call dan diteruskan kepada
telepon operator
r. Menerima dan mencatat pesan-pesan untuk tamu, menyampaikan berita fax
dari dan untuk tamu.
s. Menangani pesanan konfirmasi tiket untuk tamu.
t. Memelihara suasana kerja yang sehat
u. Menghadiri briefing front office manager
v. Tidak diperkenankan meninggalkan counter pada jam kerja, kecuali da yang
menggantikan.
Sumber:
Tugas dan tanggungjawab resepsionis:
1.Menyambut setiap tamu tamu hotel dengan ramah
2. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut
3. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para
pengunjung hotel
4. Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel
5. Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out
6. Data entry akan informasi tamu hotel
7. Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check
out reservasi dll
8. Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik
9. Memberikan citra dan image hotel yg baik dan ramah serta profesional
10. Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan
11. Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan
bila diperlukan
12. Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk
mampu mengerjakan nightauditing dimana ketika malam tiba.
Tugas dan tanggung jawab resepsionis:
· Mengurus check in check out di waktu malam- Menerima telepon di malam hari
· Menerima panggilan tamu hotel akan kebutuhan room service
· Mengaudit guest ledger
· Memasang pengumuman mengenai room rate + room tax hari itu kepada setiap guest folio (accounttamu) di tengah malam (biasa menjelang subuh jam 2 dini hari)
· Memasang or mengganti room rate + room tax buat esok yang dilakukan malam hari
· Mengecek akurasi beban biaya kepada account tamu hotel
· Mengurus pemesanan hotel di malam hari
· Mengurus komplain tamu hotel di malam hari (tepatnya menampung komplain tamu hotel buatdisampaikan kepada yg atasan di pagi harinya)
· Koordinasi kebutuhan housekeeping di malam hari
· Mengatasi berbagai situasi darurat yg mungkin terjadi di malam hari
· Mengurusi kebutuhan tamu hotel di malam hari (memesan taxi, mencarikan barang keperluan tamuatau escort girl, dll) Biasa night auding dibantu dengan penggunaan program komputer berupa sistem managemen propertihotel, tergantung akan kebutuhan hotel
RSS Feed (xml)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar